協会窓口担当 向け|業者案内・一次対応

業者さんへのURL案内・トラブル一次対応・エスカレーション

1. システム概要(窓口として把握しておくこと)

2. 業者さんへの案内URL

業者さんに渡すURLは以下の2種類。

① マニュアルページ(推奨)

使い方の説明込みで案内したい場合:

https://manual.kensetsu-total.support/inagi/gyosha/

② 投稿フォーム直リンク

すでに使い方を知っている業者さんへの再案内用:

https://script.google.com/macros/s/AKfycbxzZXeqkO7vFfz8Cupj-KeYMksihULkLpRUh0tZ1F8uL1YP6BUMntue7COLLYb9Qb71xg/exec

3. 業者さんへのメール文面テンプレート

初回案内用

件名:【稲城市総合建設業協会】単価契約 完了届の電子提出について ○○株式会社 ○○様 いつもお世話になっております。 稲城市総合建設業協会です。 このたび、単価契約 完了届の提出方法を電子化することとなりました。 今後は下記URLよりPDFまたは画像でご提出をお願いいたします。 ▼ 提出フォーム https://script.google.com/macros/s/AKfycbxzZXeqkO7vFfz8Cupj-KeYMksihULkLpRUh0tZ1F8uL1YP6BUMntue7COLLYb9Qb71xg/exec ▼ ご利用ガイド https://manual.kensetsu-total.support/inagi/gyosha/ ・Googleアカウントは不要です(URLを開くだけで投稿できます) ・スマホ・PCどちらでもご利用いただけます ・送付状や請求書が混ざったPDFでもOKです(完了届のページだけ自動で読み取ります) ご不明な点がございましたら、本協会までお問い合わせください。 よろしくお願いいたします。

リマインド用(投稿が滞っている業者さんへ)

件名:【再送】単価契約 完了届の提出について ○○株式会社 ○○様 いつもお世話になっております。 稲城市総合建設業協会です。 ○月分の単価契約 完了届のご提出が確認できておりません。 お手数ですが下記フォームよりご提出いただけますようお願いいたします。 https://script.google.com/macros/s/AKfycbxzZXeqkO7vFfz8Cupj-KeYMksihULkLpRUh0tZ1F8uL1YP6BUMntue7COLLYb9Qb71xg/exec すでにご提出済みの場合は、本メールは行き違いとなります。 ご容赦ください。

4. よくある問い合わせと一次対応

業者さんからの相談窓口での回答
URLを開いてもログイン画面が出る Googleにすでにログインしている場合は別アカウントで表示されることがあります。シークレットウィンドウでURLを開くか、Googleからログアウトしてから再度開いてもらってください。
送信ボタンを押しても反応がない ファイルサイズが大きすぎる可能性。1ファイル10MB以内に分けて再送をお願いしてください。
本当に届いていますか? 「アップロード完了」のメッセージが画面に出ていれば送信成功です。確認したい場合は経理(大関)に受領確認を依頼してください。
Excel/Wordで送りたい 本システムでは対応していません。PDFに書き出してから再送をお願いします。
同じ書類を2回送ってしまった システム側で同一ファイル(同じ内容)は自動で重複除外されます。経理側で別途確認するので問題ありません。
業者名を間違えて入力した 連絡メモに「業者名訂正:正しくは○○」と書いてもう一度同じファイルを投稿してもらってください。経理側で訂正します。

5. エスカレーション基準(経理・大関に連絡)

下記に該当する場合は、上記テーブルで解決せず 経理担当(大関) までエスカレーションしてください。

連絡時に必ず伝えること:
  1. 業者名・連絡担当者名
  2. 投稿しようとした日時(おおよそでOK)
  3. エラー内容(可能ならスクリーンショット)
  4. ファイル形式とおおよそのサイズ

6. 関連リンク